Hoe organiseer ik een congres?
Ben je bezig met het organiseren van een congres? Dan wil je natuurlijk niets liever dan dat het congres een groot succes wordt. We begrijpen het heel goed als je echt niet weet waar moet beginnen. Er zijn immers zoveel zaken waar je aan moet denken. In dit blogartikel nemen we je mee in het organiseren van een congres en wat er allemaal bij komt kijken. Ook vertellen we je meer over waarom Apeldoorn de uitgelezen locatie is voor een congres. Lees verder!
Wat is een congres?
Een congres is een zakelijke bijeenkomst waar professionals samenkomen om kennis te delen, actuele thema’s te bespreken en te netwerken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan artsen die nieuwe behandelmethodes bespreken, of beleidsmakers die zich buigen over maatschappelijke vraagstukken. Congressen worden in de meeste gevallen georganiseerd door bedrijven of organisaties. Vaak duurt een congres meerdere dagen.
Congres organiseren
Het organiseren van een congres kan je op verschillende manieren doen. De volgende stappen komen aan bod:
- Stap 1: voorbereiding
- Stap 2: congresplan
- Stap 3: datum
- Stap 4: locatie
- Stap 5: leveranciers
- Stap 6: congresprogramma
- Stap 7: marketing en communicatie
- Stap 8: Dubbel check
Stap 1: goede voorbereiding
Je weet wat ze zeggen: een goede voorbereiding is het halve werk. En voor het organiseren van een congres moet er veel worden voorbereid. Denk hierbij niet alleen aan het regelen van een locatie, maar ook aan het samenstellen van een aantrekkelijk programma, catering, deelnemers, aankleding…. Wist je dat het organiseren van een congres gemiddeld zes tot twaalf maanden in beslag neemt? Een succesvol congres organiseren om inspanning, aandacht, tijd, natuurlijk een goede voorbereiding en oog voor duurzaamheid. Om die reden raden we altijd aan om niet te lang te wachten met het daadwerkelijk organiseren van het congres.
Stap 2. Stel een congresplan op
De tweede stap is het opstellen van een congresplan. Dit plan bestaat uit meerdere onderdelen, waaronder uit de planning, de projectmiddelen, het team dat aan de organisatie van het congres werkt en de begroting.
Stap 3: bepaal de datum
Nu het plan op tafel ligt is het tijd voor het bepalen van de datum waarop het congres plaatsvindt. We raden aan om bij het bepalen van de datum rekening te houden met onder andere de schoolvakanties, andere evenementen en feestdagen. Uiteraard moet je natuurlijk ook rekening houden met de doelgroep.
Stap 4: zoek een geschikte congreslocatie
De datum staat vast, nu de congreslocatie nog. Bij het selecteren van een aantal geschikte congreslocaties is het verstandig om extra aandacht te besteden aan de volgende punten:
- Sluit de congreslocatie aan bij de doelgroep?
- Wat doet de locatie op het gebied van duurzaamheid?
- Beschikt de locatie over de gewenste faciliteiten?
- Is de capaciteit van de locatie toereikend?
- Is de congreslocatie goed te bereiken met het openbaar vervoer?
- Is de locatie passend bij het onderwerp van het congres?
- Hoe zit het met het aantal parkeerplaatsen?
- Zijn er in de omgeving voldoende mogelijkheden voor een overnachting?
- Is de stad centraal gelegen?
Apeldoorn als congresstad
Apeldoorn is bij uitstek geschikt als gaststad van een congres. Apeldoorn ligt centraal in Nederland en is de perfecte combinatie van een stedelijke omgeving met de natuur van de Veluwe. In Apeldoorn vind je een groot aantal karakteristieke en bijzondere locaties die zeer geschikt zijn voor een zakelijk evenement zoals een congres. Denk hierbij bijvoorbeeld aan locaties met een lange historie met het koninklijk huis zoals Paleis Het Loo, historisch zendstation Radio Kootwijk, congrescentrum Apeldoorn, theater & congrescentrum Orpheus, de voormalige Zwitsalfabriek of sportcomplex Omnisport. Maar ook het klimaatneutrale Apenheul is een zeer geschikte locatie voor een congres. Dankzij de vele overnachtingsmogelijkheden kunnen de deelnemers na het congres comfortabel overnachten.
Stap 5: welke leveranciers heb je nodig?
Catering, evenementenbouwers, technici en andere specialisten kunnen niet ontbreken bij een congres. Selecteer deze leveranciers zo spoedig mogelijk en houd goed overzicht. In de meeste gevallen regelt de eventmanager van de locatie onder andere de catering en de techniek. Bij de desbetreffende eventmanager kan ook je advies inwinnen over lokale duurzame leveranciers, zodat er zo min mogelijk afval geproduceerd en zo min mogelijk voedsel verspild wordt.
Stap 6: geef het programma vorm
Een succesvol congres staat of valt met een sterk programma. Vaak is een goede spreker het hoogtepunt van het congres. Wat is het doel van het congres? Houd dit doel goed in het achterhoofd wanneer je de keuze maakt voor een bepaalde spreker.
Stap 7: tijd voor een marketing- en communicatieplan
Het promoten van een congres zorgt voor een betere zichtbaarheid en een hogere opkomst. In deze fase moet je onder andere denken aan de uitstraling, registratie, mailinglijsten en bedankjes.
Stap 8: de puntjes op de i
Denk in de laatste fase voorafgaand aan het congres aan:
Voor het event
- Maak een actielijst
- Realiseer een draaiboek
- Controleer de faciliteiten en de techniek
Gedurende het event
- Zorg voor personeel dat de regie doet
- Brief iedereen vooraf goed
- Wijs een aantal gastheren en/of gastvrouwen aan
- De eventmanager van de locatie is aanspreekpunt voor de leveranciers
Na het event
- Onderzoek na het event wat de ervaringen van de deelnemers en de leveranciers waren
- Inventariseer eventuele verbeterpunten bij de organisatie
Klaar voor de organisatie van een congres?
Ben je klaar voor de organisatie van een congres en wil je een congres organiseren in Apeldoorn? Hier weet je zeker dat je voor iets bijzonders kiest. In geen enkele andere stad vind je zoveel diversiteit in locaties als in Apeldoorn. Ben je op zoek naar de perfecte locatie voor een zakelijk event? Wij zijn er om je te helpen. Omdat wij de stad en de bijzondere congreslocaties in Apeldoorn door en door kennen weten we als de beste welke locatie past bij het congres. Ook kunnen we als matchvinder helpen bij het vinden van een passende spreker, aanhaken van lokale bedrijven en onderwijsinstellingen en zelfs adviseren over subsidies. Vertel, hoe kunnen we je helpen?